Cómo hacer tu oficina paper less

Por Las Páginas Verdes, 2016

Sabemos que la mayor parte del día estás en la oficina y es precisamente aquí donde más gasto de papel se genera. Para este 2016 te damos 4 sencillos pasos a seguir para que tu oficina gaste el menos papel posible y así ayudemos al medio ambiente.

Estamos conscientes de que hay documentos los cuales es imposible no tenerlos en papel, el objetivo no es dejar de tener impresos en su totalidad, pero sí disminuirlos en la manera en la que nos sea posible, apoyándonos de las tecnologías que tenemos a la mano.

Con estas medidas no solo vas a poder disminuir el impacto ambiental, si no también ahorrar mucho del dinero que se gasta el papel, impresoras y cartuchos.Te compartimos 4 pasos con los cuales podrás lograrlo.

• Crea un plan de trabajo: Dejar de utilizar papel no es tan simple como parece, muchos pensarían que es suficiente con subir todo a una nube y listo, efectivamente esto puede ayudar mucho, sin embargo, se tiene que crear un plan de trabajo con el cual todos los miembros de la oficina estén de acuerdo y que realmente lo sigan. También es importante asegurarse de que no solo los documentos nuevos estarán en una nube si no también los viejos. Cada departamento debe de hacerse responsable de escanear sus propios documentos y organizarlos de la mejor manera para futuras rotaciones dentro de los equipos.

• Elige un sistema de organización: Sin duda existen muchos sistemas con los cuales podemos organizar de mejor manera todos nuestros documentos, no importa cuál elijas siempre o incluso si decides hacerlo tú mismo, pero toma en cuenta las siguientes consideraciones:
  • El sistema en el que guardes los documentos debe de tener contar con el espacio suficiente para seguir guardando documentos futuros y que no se vaya a saturar en ningún momento ya que eso podría ponernos en problemas.
  • Que los miembros de la oficina que tu decidas puedan tener acceso a éste y de manera simultánea
  • Que haya índices concretos para poder encontrar la información necesaria más rápida así como búsqueda de documentos.
  • Que tenga acceso a las plataformas más utilizadas como Office o Adobe.
  • Que permita firmas digitales.
  • Tener un sistema fuerte de seguridad, es decir que puedas bloquear carpetas solo para que ciertas personas lo visualicen y que sólo los miembros de la empresa puedan tener acceso a la información en general.

• Tracking de los resultados. Una vez impulsado el sistema de tu gusto, debes checar con tus empleados si está funcionando y de qué manera se puede mejorar o si hay cosas que se deban de cambiar. Es importante darle seguimiento a éste tema y mejorarlo mes con mes para que sea lo más eficiente que se pueda.

• Habla con los clientes: Explica a tus clientes tu nuevo método de trabajo, para que sepan que todos o la mayoría de los trámites que realizarán contigo serán totalmente digitales y necesitas que de su parte también sea de la misma manera. Así mismo, si tienes la oportunidad platica con ellos de los beneficios que ha traído para que también se unan a la causa.

Si apenas estás empezando a hacer cambios dentro de tu oficina para ser paperless, dentro de nuestro directorio podrás encontrar alternativas como papel reciclado, impresoras sustentables entre otras. ¡Inténtalo!